Почему за электронным документооборотом будущее?

Мир меняется… 

Бизнес получает все больше высокотехнологичных инструментов для экономии ресурсов: времени, денег, сил.

Интернет-банкинг, электронная отчетность, бухгалтерские системы учета, сервисы проверки контрагентов и многое другое.

Среди таких инструментов  немаловажные задачи решает  электронный документооборот (ЭДО).

Представим, что у вас 200 клиентов, которым ежемесячно необходимо выставлять счета и высылать закрывающие документы.

200 клиентам  нужно сформировать, распечатать и подписать документы.

200 клиентам нужно подписать и заклеить конверты.

200 клиентам нужно отправить письма почтой.

А затем  ждать и надеяться, что ваши документы дойдут…

А потом снова ждать и надеяться, что вам вернут ваши экземпляры.

Электронный документооборот упрощает эту сложную цепочку:  вы  в несколько кликов можете подписать документ электронной подписью и мгновенно отправить контрагенту. Вам также не придется дожидаться ответного письма - в ту же секунду ваш контрагент имеет возможность подписать документ.

Кроме того, стоимость отправки через ЭДО в несколько раз ниже стоимости почтового отправления:

к примеру, цена отправки  документа в системе «Транскрипт» от 3,81 рублей, а стоимость почтового отправления около 20 рублей.

Преимущество ЭДО очевидны,  но пока не все готовы отказаться от бумажного варианта.

На предложение внедрить ЭДО мы слышим:

у нас не так много документов, чтобы изучать новые технологии;

нам нужны бумажные документы с синей печатью, именно такие просят проверяющие;

нас все устраивает, некогда изучать ваши системы.

Наверное, самый весомый аргумент №2.

На самом деле то, что проверяющим необходима синяя печать документах, не более чем миф.

Уже много лет контролирующие органы нашей страны принимают электронную отчетность, подписанную электронной подписью руководителя.

Системы ЭДО появились чуть позднее, но принцип работы в общих чертах один и тот же:

вы подписываете документ электронной подписью и передаете по защищенному каналу контрагенту.

Что же такое электронная подпись?

ФЗ № 63 ст. 2 п. 1

« …электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию…»

Иными словами: электронная подпись  идентифицирует человека, которому она принадлежит, т.е. является электронным аналогом подписи от руки.

По вопросу необходимости проверяющим бумажных документов с подписью и синей печатью в том же ФЗ № 63 ст. 4 п. 3 дан ответ:

«Принципами использования электронной подписи являются: …

….недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе».

ЭДО довольно четко регулируется Законом:

  • договоры в ГК РФ ст. 160 п. 2: «Использованием при совершении сделок … электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом …»;

  • счета-фактуры в  НК РФ ст. 169 п. 1: «… Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме …»;

  • другие первичные документы (акты, накладные) в ФЗ 402 п. 5 ст. 9 «О бухгалтерском учете»: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Что касается аргументов 1 и 3, регистрация в системе ЭДО «Транскрипт» занимает не более 5 минут, в отправлении и получении документов система не сложнее электронной почты или социальной сети.

 

Остается только спросить – а сколько времени вы тратите на отправку документов почтой?

 

Некоторые правовые аспекты использования ЭДО

 

Какая электронная подпись подойдет для ЭДО?

Подойдет квалифицированная электронная подпись (ФЗ № 63, «Об электронной подписи…»), выданная любым Удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи РФ.

При подключении к системе сдачи отчетности «Такснет-Референт», вы получаете сертификат квалифицированной ЭП, которая подойдет для системы «Транскрипт».

Обычная цена сертификата квалифицированной ЭП в Компании "БизнесСпутник" - 2000 руб.

Надо ли при внедрении ЭДО со всеми клиентами перезаключать договоры или подписывать дополнительные соглашения?

Можно, но не обязательно, если иное не предусмотрено условиями договора между контрагентами, так как:

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения. Такой вывод можно сделать на основании ст. 6 ФЗ № 63 («Об электронной подписи…»).

п. 1 ФЗ№ 63 «Об электронной подписи…» гарантирует юридическую значимость электронных документов, в законе отсутствуют упоминания о необходимости подписания дополнительных соглашений.

В соответствии с п. 3 ФЗ № 63 «Об электронной подписи…» электронный документ может заменять документ на бумажном носителе с печатью и подписью. В соответствии с вышеуказанным пунктом, контрагент имеет возможность, но не обязан использовать соглашение для определения дополнительных требований.

При заключении сделок с электронной подписью, в соответствии с действующим законодательством контрагенты в праве не заключать дополнительное соглашение. Комментарий: В п. 2 ст. 160 ГК РФ указано, что «Использование при совершении сделок … электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». 

Таким образом, можно опираться на соглашение, а можно на закон.